Que Significa Importar Datos
Importar datos significa que se va a ingresar información al sistema desde un archivo externo que la contiene, de esa manera la carga inicial de información previa a la puesta en marcha del sistema, se hace mucho más rápido y con menor posibilidad de error.
Cuándo una empresa decide renovar un sistema de gestión o adquirir uno porque procesaban manualmente o con planillas de cálculo. la primer preocupación es la de la carga inicial de la información, muy preocupante y en muchos casos decisiva a la hora de seleccionar el sistema adecuado. Lo primero que se le pregunta al vendedor es ¿ Me pasan los datos del sistema Viejo? o Tengo los artículos clientes y proveedores en planillas Excel, ¿ pueden ingresarlos al sistema ?
La llamada migración de datos es un tema muy importante a tratar en el momento de la negociación del sistema y para nosotros es un tema fundamental, le dedicamos todo un día solo a estudiar y analizar la mejor forma de migrar los datos como primer paso de la implementación del sistema.
Como para nosotros la migración es muy importante hemos desarrollado un módulo dentro de Sistema ISIS ERP Manager® dedicado exclusivamente a la importación de los datos mas importantes.
Para que este objetivo sea exitoso es mas que importante que trabajen en conjunto nuestra gente de implementaciones con el personal de la empresa que mas conozca el movimiento de la misma y tenga lo más claro posible de donde sacar la información necesaria.
Que tipo de archivo acepta el sistema como base de importación de los datos Sistema ISIS ERP Manager® solo permite importar datos desde archivos de texto plano (TXT) o Excel (xls,xlsx).
Un archivo de texto plano tipo TXT es aquel que se lo lee con el block de Notas de Windows y que al ser mostrado en pantalla se lo ve por ejemplo así:
Nro. de Clte. Razón Social Calle Número Piso Etc. Etc.
0000023456 Distribuidora Mar del Plata Callao 234 Piso 4 ………………
0000045981 Casa Carlitos S.A. La Pampa 4567 PB ……………….
0000076540 Farmacia San Telmo Chacabuco 968 Piso 10 A ………………
En este ejemplo de archivo texto plano de longitud fija, lo que queremos que a usted le quede bien claro es como se ve un archivo de este tipo si lo abrimos con el block de notas o cualquier editor similar
Pueden ver como cada campo se encolumna debajo del anterior eso es porque los campos son de longitud fija el numero de cliente para este caso siempre tiene 10 caracteres rellenos con ceros de izquierda pero como comentario podrían no estar rellenos con ceros de izquierda y de todas maneras ser de longitud fija estando alineados a derecha pero con espacios en blanco a la izquierda
Lo mismo pasa con la razón social, la calle y el número que para el ejemplo no esta relleno con ceros de izquierda pero esta alineado a derecha con blancos a izquierda y perfectamente se toma como de longitud fija indicándole al sistema que el campo empieza en la primera posición de izquierda significativa de la columna, que para este ejemplo debe ser la anterior al 4 de 4567 del segundo renglón del ejemplo:
Si miramos esto un poco mas matemáticamente y medimos posiciones (cada letra o número es una posición) podemos decir lo siguiente
Nro. de Clte. Razón Social Calle Número Piso Etc. Etc.
123456789 123456789 123456789 123456789 123456789 123456789 123456789 123456789 ………..
0000045981 Casa Carlitos S.A. La Pampa 4567 PB ……………….
El Nro. de Cliente empieza en la posición 1 y mide 10 caracteres o sea 1(10)
La razón Social empieza en la posición 12 y mide 30 caracteres o sea 12(30)
La calle empieza en la posición ……… esperamos que se haya entendido el concepto
Como funciona la importación: cada archivo a importar en una tabla de la base de datos requiere de un mínimo de datos existentes si no tenemos esos datos lamentablemente no se puede importar la información, esos datos obligatorios en cada diseño se muestran con (*)
A continuación mostramos un gráfico para que sirva de ejemplo de que datos pide el sistema para importar una tabla
Como pueden ver hay campos con (*) que son los obligatorios
Explicar cada punto de la importación de datos no tiene sentido ni función alguna, ya que importar datos es una metodología, los procesos de importación aunque son muchos todos cumplen la misma función salvo que importan información diferente al sistema.
Lo primero que vemos es el nombre del campo para que sepamos que debemos informar, luego Desde en este se ingresa la primera posición dentro de cada registro del archivo TXT en donde encontrara el dato a importar, al lado esta la longitud, ahí le colocamos la cantidad de caracteres que tiene el campo a importar, luego dice Contenido Acá debemos detenernos un instante
Hay datos que no tenemos en nuestra vieja base de datos o en nuestra planilla excel, pero lo hemos previsto si le falta un dato puede hacer que el importador le ponga un dato Fijo a todos los registros por ejemplo si no tenemos el campo País en la posición y la longitud le ponemos 0 (cero) y en el comentario le ponemos Argentina, eso hace que a todos los clientes les ingrese Argentina como país, esto es muy útil para ingresar cuentas contables que por lo general son las mismas para todos los clientes o proveedores y cualquier otro dato que no tenemos y necesitamos y la longitud máxima que le indica al sistema cuál es el tamaño máximo en cantidad de caracteres que puede tener cada campo.
Esta rutina se repite en cada formato de importación solo que cambia el dato y la tabla a importar, sean clientes proveedores saldos cheques Etc. Etc.
En cada importación solo mostraremos la pantalla del formato de los datos, ya que el método es para todos el que acabamos de explicar.