Ingreso de Artìculos

 

Ingreso de Artículos o Productos

 

El maestro de Artículos o Productos, es uno de los más importantes, ya que no solo define al producto en si

que luego se compra y se vende o se fabrica, sino que también define los parámetros impositivos y contables

características de facturación o tratamiento del producto y un sinmúmero de posibilidades.

A continuación verá las distintas pantallas de ingreso de un artículo, muchos campos serán explicados

detalladamente, otros solo serán mencionados ya que sobre niveles de agrupación familiar hemos hablado

en varias oportunidades anteriores dentro de este mismo manual, ahora solo indicaremos donde se ingresan

 

 

Código de articulo a buscar: este campo se utiliza para buscar algún producto ordenado por el código del

artículo que usted debe recordar que es alfanumérico de hasta 20 caracteres como máximo también pude hacer

búsqueda alfabética ingresando los primeros caracteres del nombre del producto a buscar

Con botón derecho del mouse habilita opciones adicionales de consulta de productos, búsqueda por cualquier

campo del artículo o cambio de los títulos de la pantalla, mas adelante en este mismo capítulo le explicamos

todas las posibilidades de consultas disponibles

 

Un Artículo para nosotros tiene 2 características que lo definen en su base y son la clasificación y el tipo de

producto, las cuales detallamos a continuación

 

Clasificación:Indica el propósito básico de la función que va a cumplir el producto y las opciones son:

 

             Artículo Único:           Es un artículo independiente del resto, lleva un stock propio y no comparte

                                                 ninguna característica con otros, son la gran mayoría de los artículos de las

                                                 empresas

             Cabeza de Grupo:   Es un producto testigo, solo sirve para transportarle a los integrantes del grupo

                                                 el precio y las características del producto,  no lleva stock, solo encabeza el grupo

                                                 de productos que dependen de el, por ejemplo

                                                 PB-100    Pintura Látex blanco   (Cabeza de grupo)

                                                                   Si la familia asociada fueran las medidas de las latas 01 1/2 litro 02 1 litro

                                                                   03 4 litros, los integrantes del grupo serian así

 

                                                 PB-100   Pintura Látex blanco   (Cabeza de grupo)

                                                                  PB-10001    Pintura Látex blanco x  1/2  }

                                                                  PB-10002    Pintura Látex blanco x  1     }   Integrantes del grupo

                                                                  PB-10003    Pintura Látex blanco x  4     }

 

              Integrante de Grupo: Son los artículos que toman sus característica de la cabeza de grupo, llevan stock

                                                  individual y son facturables, su generación y alta es automática por medio del botón

                                                  generar grupo de la pantalla anterior

 

              Kit Combo:                Es exactamente lo que su nombre quiere decir, un conjunto de productos, comercializados

                                                  como uno solo, con nombre propio, pero el stock del Kit  no existe, solo se stockean

                                                  los productos que lo componen

                                                  Ejemplo La cajita Feliz de Mac Donald que en realidad es una hamburguesa mas una bolsa

                                                                 de papas fritas mas una gaseosa, todo adentro de una caja, a su vez cada producto

                                                                 se vende por separado, sería el mismo caso si una ferretería quisiera hacer una

                                                                 oferta de un destornillador mas un martillo y una pinza y llamarlo “Kit Electricidad”

                                                  En estos casos el sistema habilita la pestaña superior Kit/Combo, donde usted deberá

                                                  ingresar los productos que componen el kit

 

Tipo de producto: Dentro de la clasificación previamente seleccionada, deberá sub-indicar el tipo de producto

                               que esta dando de alta, que pueden ser los siguientes:

 

Reventa:                       Producto que se compra a  un proveedor y se revende a un cliente

Fabricación Propia     Producto fabricado en nuestra propia planta

Semi elaborado          Partes de productos que se fabrican en nuestra propia planta, pero que solo

                                      se usan como componentes de un producto final o se venden como repuesto

                                      tienen su propio proceso de fabricación y generalmente son partes de un producto

Materia Prima             Son los insumos que se emplean para fabricar, se mi elaborados o productos terminados

Consumo Interno         Son productos que se emplean en la empresa para consumo interno y se quiere llevar stock

                                      de ellos  

Bien de Uso                Son aquellos considerados contablemente como bienes de uso de la empresa

Servicio                       Si bien los servicios que presta una empresa no son stockeables, deben estar ingresados

                                      en la base de artículos para que el sistema trate al servicio como un producto mas de venta

                                      lo incorpore a las estadísticas y lo procese al igual que cualquier otro producto de venta, lo

                                      que el sistema NO HACE cuando se indica que el producto a ingresar es un  servicio es

                                      llevar stock del mismo, es decir  lo vende sin descontar stock, tampoco lo incluye en los

                                      reportes de stock

 

Utiliza Código Inteligente:Este punto es informado en el módulo de configuración del sistema  y el objetivo

fundamental es que el código de artículo se arma automáticamente en base a los niveles de agrupación

familiar que usted le ingrese, recuerde que los niveles agrupan los productos acorde a la clasificación

que usted decida darles

 

 

 

1er nivel del producto    01  Ropa Sport                             2do nivel del producto   17 Polleras

                                         02  Ropa de Vestir                                                                18 Pantalones

                                         03  Ropa de Noche                                                               19 Trajes

 

3er nivel del producto    001 Talle S                                    4to nivel del producto     456 Azul

                                         002 Talle M                                                                              457 Negro   

                                         003 Talle L                                                                               458 Floreado

                                         004 Talle XL

 

5to nivel del producto    61 Tela Jeans    

                                         62 Tela de algodón   

                                         63 Tela Poliester   

                              

 

Supongamos que armamos niveles de agrupación familiar como lo indica este ejemplo, al ingresarle al articulo

una combinación de niveles del 1 al 5 lo que estamos haciendo es incluir en determinado agrupamiento al artículo

que estamos dando de alta, pero normalmente y en forma independiente de los niveles de agrupación familiar

usted debería asignarle un código interno con el cuál identificar al artículo

Al indicarle al sistema que desea usar CÓDIGO INTELIGENTE, cuándo de alta al un artículo el sistema armará

automaticamente el código en base a los números asignados a cada nivel de agrupación familiar que usted

le ingrese

 

Por ejemplo: Si usted arma los niveles asi:  1ro    Ropa de vestir, 2do pantalones, 3ro Talle L 4to Azul y 5to Algodón

 

                                                                             El sistema le asignaría el código interno 021800345662

Usted puede activar y desactivar el código interno las veces que quiera, también aunque el código interno este

activado puede indicarle a un producto determinado que no lo use

 

Código inteligente es otra ventaja de la que dispone ERP Manager

Cuándo utiliza código de artículo manual, usted deberá ingresar el código que le va a asignar al artículo que esta

ingresando, este es alfanumérico de hasta 24 caracteres, o sea que soporta cualquier tipo de codificación que a

usted se le ocurra, pero debe tener mucho cuidado, los códigos alfanuméricos tienen ventajas y desventajas

La Ventaja es que usted puede armar los códigos internos con cualquier variedad de caracteres y combinaciones

La desventaja es que si quiere usar números solos como código interno al ser el campo alfanumérico el contenido

se ajusta a izquierda con lo cuál si ingresa los números de la forma tradicional quedarán mal ordenados vea el

Ejemplo siguiente

 

111

125

1267        Esto pasa porque el campo es alfanumérico y aunque sean números los toma como caracteres

1268        sin la condición de campo numérico que haría que solos se ajusten a derecha, la manera

1269        correcta es seleccionar la cantidad máxima de números que se van a usar como código

2               por ejemplo 6, en este caso usted deberá ingresar los números rellenos con ceros de izquierda

213          de esa manera al ser alfanumérico el campo ordenará como usted quiere

 

Ej:   000001

       000002

        000011

        000125

        000213

        001267

        001268

        001269    Esta es la manera correcta cuándo solo se usan números como código

 

Familia 1 y 2: Pueden emplearse para adicionar características al artículo, por ejemplo

si tuvieramos artículos de perfumería en donde el mismo producto tuviera variantes tales como

tipo de envase y cantidad, podríamos usar la familia 1 para los tipos de envases y la 2 para las

medidas por ejemplo  

 

Cod. Artículo          Fam. 1         Fam. 2

PF-1021                  01                 025

 

En donde la familia 1 podría ser  01 Frasco acrílico

                                                         02 Frasco Vidrio            La familia 1 y  2  se ingresan al sistema

                                                         03 Frasco Loza              en tablas de Stock Grupo de familia 1 y 2

 

y la familia 2 podría ser                 025 25 mililitros

                                                         050 50 mililitros

                                                         090 90 mililitros

 

Descripción de búsqueda y descripción: la descripción de búsqueda es la que usa el sistema cuándo

usted hace consultas alfabéticas por descripción, esta NO PUEDE REPETIRSE, el sistema no le permitirá

ingresar dos descripciones de búsqueda iguales, por lo menos deben tener un carácter diferente, ya que se

usan como clave y no puede ser duplicada, es mas corta que la descripción que usa el sistema cuándo debe

imprimir el nombre del artículo

Importante: En configuración del sistema, módulo de stock usted puede indicarle a ERP Manager que cantidad

de caracteres máxima va a usar para la búsqueda en la descripción corta

 

Niveles de relación familiar del 1 al 5:Permiten clasificar los productos ingresados por distintas características

que luego se pueden usar para obtener reportes ordenados por la combinación de uno o mas de ellos, armar

estadísticas por niveles, buscarlos y otras utilidades que podrá ver en este mismo manual

Hemos hecho referencia a los niveles en muchos lugares de este manual para que comprenda bien su utilidad

Por lo tanto acá solo indicamos que puede usar hasta 5 niveles, no obligatorios que puede cargar en el mismo

momento que ingresa el artículo con botón derecho del mouse en el combo abre la ventana que le permite dar

alta a los niveles aunque es conveniente cargarlos primero antes de ingresar los artículos

 

Calificación: (A B C) es la que usted le asigne a cada producto, luego podrá filtrar reportes por la calificación

que tenga cada uno, normalmente de la mas importante (A) a la menos Importante (C) se emplea para tener

en cuenta que productos requieren  mayor vigilancia con respecto a los stocks y reposición de los mismos

 

Trazabilidad: ERP Manager, incluye trazabilidad de productos por medio de despacho de importación,

partida y lote y número de serie, cuándo le indique al sistema que un artículo utiliza alguna o mas de una de

estas características habilitará todo lo necesario no solo para facturar identificando las partidas y lotes o bien

los despachos y origen de la mercadería. sino también para controlar el stock por partida lote y despacho

si es un simple producto de reventa de producción nacional no lleva trazabilidad alguna

 

Unidades de medida principal y secundaria: El sistema permite llevar stock de cada producto por 2 unidades

de medida simultáneas por ejemplo 1 caja de 6 botellas, admite precios de ambas unidades y lleva el stock

en ambas unidades de medida simultáneamente, encontrará en la configuración del sistema la opción que le

permite indicarle si usted usa o no dos unidades de medida en los productos, en caso que usted indique no

el sistema no mostrará en las pantallas de procesamiento la segunda unidad de medida, si indica si, deberá

ingresar el factor de conversión que es la cantidad de la unidad de medida secundaria que entra en una

unidad de medida principal

 

Stock mínimo: Es la cantidad mínima que debemos tener en el stock, luego los reportes informan los productos

que están por debajo de el

 

Stock ideal: es la cantidad que debemos tener en stock considerando cuanto vendemos en el tiempo que tarda nuestro

proveedor en reponernos ese producto mas la cantidad que la empresa considere adecuada como reserva de productos

para la venta

 

Punto de pedido: Es la cantidad de productos que debemos tener en stock al momento de hacer el pedido de

reposición a nuestro proveedor considerando el timpo de reposición y las ventas promedio en ese tiempo

 

Lote de compra: Es la unidad de medida en la nos vende el proveedor, puede ser que para llegar a un stock ideal

y en base al stock actual que disponemos tengamos que comprar 20 unidades, pero su el lote de compra es 48

no podremos comprar menos de esa cantidad, este numero lo utiliza el sistema en la generación de ordenes

de compra automáticas o en las sugerencias de cantidades a comprar

 

El Botón Duplicar, nos permite llamar a un artículo cargado y duplicarlo con otro código de producto, para luego

hacer algunos cambios y grabarlo, sirve para acelerar la carga de productos cuando hay muchos de similares

características

 

Generar Grupo, Este botón permite llamar a una cabeza de grupo cuya característica explicamos mas arriba

y en base al grupo de familia que le atachamos genera automáticamente toda la línea de integrantes del

grupo en forma automática, es otra forma de ingresar productos a la base en forma rápida y segura.

 

 

En la pantalla de adicionales, ingresamos datos a la base que le agregan características al producto que estamos

ingresando o modificando

Código p/Precio: Este campo permite ingresar un código de producto del cuál tomará el precio el artículo que estamos

ingresando, esto es muy practico cuándo hay muchos productos de similares características  e igual precio, en ese

caso le ponemos precio al producto que usamos de referencia y luego a todos los que cuestan lo mismo le ingresamos

el código del producto de referencia, asi con solo cambiar el precio de la referencia cambiamos todos los precios

de los productos que lo tienen como asociado

 

Actividad: Es la actividad de ingresos brutos para el producto de esto depende el calculo de ese impuesto cada

vez que se efectúa una venta

 

Impuesto interno: Cuenta con 2 opciones ya que hay productos donde el impuesto interno es un porcentaje y otros

donde es un importe fijo por unidad un producto no puede tener ambos

 

Tasa de IVA: Es la tasa afectada al producto, la cuál se toma de la tabla de tasas de IVA

 

Grupo de comisión: ERP Manager cuenta con una estructura de cálculo de comisiones muy amplia y que usted

puede adaptar fácilmente a sus necesidades, a continuación daremos una explicación detallada de como

esta pensado este tema tan importante el cuál se separa en dos partes una es como podemos calcular las

comisiones y otra es como las pagamos, en este caso veremos como se calculan luego las distintas formas

de pagarlas

 

Siempre las comisiones se liquidan con la facturación, por lo tanto son comisiones por ventas, aunque luego

se paguen contra factura cobrada o contra cheque cobrado.

 

Usted debe agrupar los productos que reciben igual tratamiento en el cálculo de las comisiones, mas allá que

luego los vendedores tengan distinta comisión por el mismo grupo

Por ejemplo armar un grupo de comisión llamado Línea Blanca donde entren lavarropas, heladeras etc

otro podría llamarse Vídeo y sonido Etc. como ejemplo

 

Luego a cada vendedor le decimos que comisión tiene por cada grupo de comisión, el sistema en el momento

de hacer la factura hace el cálculo correspondiente por producto y guarda la información para el momento en

que usted quiera hacer los pagos de las comisiones calculadas

 

En este campo usted debe asignarle a cada producto el grupo al que pertenece, en el capítulo de ventas

encontrara una explicación detallada de las distintas formas de calcular comisiones y pagarlas

 

Tipo de precio: Si utiliza dos unidades de medida (Caja de 6 botellas) esto indica de cual medida debe tomar

el precio ya que el sistema admite un precio para la caja y otro para la botella, muchas veces si el precio de la

botella es $2 la caja de 6 cuesta $10 porque tiene un descuento por caja

 

Facturable: Indica si el producto es facturable o no, esto hace que el sistema lo incluya o no en el momento

de emitir facturas, por ejemplo un insumo no se factura o un bien de uso por lo general no se factura.

Utiliza Factor de Conversión en precios: Indica si usted quiere que el sistema calcule los precios de la otra

unidad de medida en base al factor de conversión, es decir si usted fijo como precio de la caja de 6 botellas

12$, si informa si, el sistema automaticamente facturara cada botella a $2

 

Cant. de días para el Reanálisis:  Hay productos generalmente químicos o alimenticios que se comprar o

almacenan a granel y requieren de un análisis de calidad al momento de la recepción en depósito y luego

de algún tiempo deben hacer un Reanálisis para verificar si cambio su condición, acá debe ingresar la

cantidad de días desde el ingreso de la partida que deben pasar para hacerle el Reanálisis

 

Cant. de Días para el vencimiento: Es similar al anterior, usted ingresa acá la duración del producto en

días de manera que el sistema controle el vencimiento de la partida.

 

Foto; Puede atacharle a cada producto la foto del mismo, luego se podrá consultar en el momento de la

facturación o imprimir en las listas de precios debe ser un archivo de tipo JPG el cual se inserta en la base

y se nueve junto con ella.

 

Cuentas contables: Son las que corresponden a ventas y compras y las que va a usar el sistema para

armar los asientos contables cada vez que el sistema realice una operación con el producto

el sistema prevee  que usted quiera usar una cuenta contable diferente para ventas y para ventas contado

o mostrador al igual que las compras, con botón derecho del mouse puede acceder a la consulta del plan

de cuentas

 

Documentos asociados:, ERP Manager permite pegarle a cada producto varios documentos en formatos

compatibles, por ejemplo PDF, XLS etc. esto le permitirá a usted adjuntar planos o procedimientos de

calidad, debe tener definida una carpeta en el servidor de bases de datos para alojar este tipo de

archivos de clic aquí para leer  sobre la carpeta de documentos

 

Cliente Habitual: Para determinados rubros en especial empresas talleres que fabrican a medida por pedido

nos encontramos que cada producto que se fabrica es para un cliente determinado, por ejemplo una polea

que esta destinada a un aparato determinado que fabrica mi cliente, esa polea solo le sirve a mi cliente

y nosotros la fabricamos solamente para el, si a la polea le ponemos el cliente para el que esta destinado

luego al facturar podemos decirle al sistema que solo nos muestre los productos hechos para el cliente

que indicamos en la cabecera de la factura esto acelera la selección del producto a facturar y evita errores

cuando para varios clientes le fabricamos piezas similares, deje este campo en blanco si el producto lo

vendemos a cualquier cliente

 

Proveedor Habitual: Cumple la misma función que el cliente habitual pero en este caso es cuándo tenemos

un único proveedor para el producto que compramos,  deje este campo en blanco si el producto se lo

compramos a varios proveedores diferentes

 

Códigos de barra:ERP Manager, permite incluir códigos de barra múltiples es decir la cantidad que usted necesite

ya que un mismo producto traído de Brasil y comprado en la Argentina tienen códigos de barra diferente, además

el código de barra múltiple es útil para usar varios códigos diferentes al momento de facturar y que cualquiera

encuentre al artículo deseado.

Ejemplo: Supongamos que para facturar el producto queremos usar el código interno, también el código de barra

                el código del proveedor habitual y cualquier otro código que se nos ocurra, esto es totalmente posible

                para empezar en configuración del sistema facturación, debemos decirle a ERP Manager que queremos

                facturar por código de barra, ya que si le decimos que usamos el código interno ese es el único que vamos

                a poder usar, la ventaja es que el código de barras es múltiple por lo tanto ingresamos todos los que

                queremos , el uso de lector de barras aunque se indique que facturamos con código de barras no es

                obligatorio pero asi si el producto tiene pegado el código de barras con la pistola lo leemos y el sistema

                toma la información, si el producto no trae código de barras y sabemos cuál es su código interno, lo

                ingresamos y como esta en la lista de códigos de barra también va a encontrar el producto a veces

                no tenemos el código de barra y no nos acordamos el código interno, pero nuestro proveedor lo tiene

                impreso en una etiqueta, entonces podemos ingresar ese y también será localizado el producto

                como verá las posibilidades son infinitas, usted debe activar uno solo de todos los que ingrese para que

                cuándo pida la impresión de las etiquetas de código de barras con el sistema este imprima la que esta

               activa, en la búsqueda todos los códigos están activos el tilde es para seleccionar cuál vamos a

               imprimir en la etiqueta, evidentemente puede cambiar el código activo por otro la cantidad de veces que

               quiera.

 

 

 

En esta pantalla solo le indicamos al sistema en que ubicaciones almacenamos el producto el los distintos

depósitos que tenemos disponibles, esto no es obligatorio, solo registra la ubicación física cuyo ordenamiento

luego puede ser usado en la impresión de los remitos para que la gente de depósito encuentre mucho mas rápido

la mercadería a remitir

Contamos con 5 ubicaciones libres usted decide como armar el esquema, el título que traen es ubicac. 1 a la ubicac. 5

con botón derecho del mouse cambio de títulos puede ponerle el nombre que este acorde a la ubicación

Por Ej. Pasillo, Fila, Estante, Cajón

Las ubicaciones pueden quedar en blanco si no usa este procedimiento

 

 

 

 

Las especificaciones de cada producto, son básicamente un memo donde usted puede ingresar lo que quiera

generalmente cuáles son las mejores características del producto, en que condiciones funciona mejor,

particularidades que lo destacan, estas especificaciones pueden agregarse en la factura abajo del producto

de manera que si comercializamos por ejemplo un matafuego que sirve para determinadas funciones

dichas funciones podemos ingresarlas en las especificaciones del matafuego, luego como descripción del

producto solo le ponemos matafuego xxx de xx kilos y cargamos las especificaciones automáticamente que son

siempre las mismas.

Las especificaciones también pueden consultarse en otros procesos del sistema.

 

 

Kit Combo: Cuándo usted da alta a un producto que va a comercializar como Kit/Combo esta pantalla se habilita

y debe obligatoriamente ingresar que productos forman parte del KIT la carga es muy simple solo ingresa el producto

y la cantidad que incluye el kit, si es un producto que opera en dos medidas simultáneas el sistema hará la

conversión a la segunda medida si es que usted incluyó factor de conversión caso contrario deberá ingresar

la cantidad de las dos medidas manualmente, si el producto usa una sola unidad de medida (Uso mas común) deje la

medida secundaria en blanco

Lo importante del KIT es que el producto KIT no lleva stock, si va a las estadísticas de venta y el tratamiento en el resto del

sistema es como cualquier otro producto pero la venta de un KIT baja el stock  de los productos que componen el

kit en las cantidades indicadas.

 

 

 

 

ERP Manager incluye un módulo de logística que ordena los pedidos a entregar por un recorrido/camión cuyas

características están en las tablas de transportistas y en esta pantalla ingresamos las características del embalaje

o palletización  que le asignamos a cada producto

 

Cuenta con las características de la medida principal y secundaria si es que usa, caso contrario solo indicará

lo correspondiente a la medida principal

 

En el módulo de configuración dentro de stock, general, encontrará la descripción de las 3 medidas de Pallet

diferentes que usa ERP Manager, usted ingrese la denominación que le da a cada uno si es que usa 3 medidas

diferentes, sino solo identifique las medidas que usa, en las tablas de stock unidades de medida ingrese todas las

unidades de medida que emplea, de todas maneras con botón derecho del mouse agregar puede agregar en e

mismo momento mas medidas a la tabla

 

Complete toda la información que le pedimos si va a emplear el módulo de logística producto por producto.

 

 

El Maestro de Productos incluye dos pestañas mas que hacen referencia al módulo de calidad pero serán explicadas

en ese proceso ya que la información que se incluye hay que elaborarla y tomarla desde los procesos productivos

de fabricación, si usted es fabricante y ha adquirido ERP Manager mas MRP en el relevamiento de los procesos

se definirán las funciones de calidad que se incluirán en cada producto, semi elaborado o terminado.

 

 

 

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