Ingreso de Clientes
Todos los ingresos de maestros, son similares y emplean la misma filosofía de operación, como ya lo hemos visto
en el ingreso del maestro de artículos hay puntos que no vamos a repetir, aunque la carga de clientes es muy simple
ya que básicamente son datos de filiación que manejamos habitualmente en cuentas corrientes asi que no van a
generarle ningún inconveniente
En búsqueda puede ingresar los primeros dígitos del código o las primeras letras del nombre para buscar un cliente
en la base de datos, si lo que quiere hacer es ingresar un nuevo cliente directamente ingrese el código que le va
a asignar en el campo código , con botón derecho del mousse, puede consultar y buscar clientes, la búsqueda por
este punto es avanzada y puede buscar por cualquier campo del maestro, ordenar ascendente o descendente
cualquier dato o hacer búsquedas por aproximación al igual que el ingreso de artículos, mas adelante en este mismo
capítulo mostraremos la secuencia de consulta y búsqueda.
El código es alfanumérico de hasta 10 caracteres y por ser alfanumérico ordena o ajusta de izquierda a derecha
por lo tanto si desea códigos solo numéricos, tenga en cuenta esa particularidad y una vez que seleccione la
cantidad máxima de dígitos que va a usar al ingresarlos rellene con ceros de izquierda para que ordene bien
la codificación.
Puede usar códigos alfabéticos como GON-1024 aludiendo a Gózales, es muy practico utilizar las primeras
letras del nombre o razón social seguido de un número correlativo o los últimos dígitos del CUTI, pero usted
seguramente ya tiene pensado como codificarlos, esto es solo una ayuda para que pueda buscar la mejor
forma de hacerlo, tenga cuidado si usa códigos totalmente numéricos porque luego se ordenarán mal si no
toma la siguiente precaución
11
125
1267 Esto pasa porque el campo es alfanumérico y aunque sean números los toma como caracteres
1268 sin la condición de campo numérico que haría que solos se ajusten a derecha, la manera
1269 correcta es seleccionar la cantidad máxima de números que se van a usar como código
2 por ejemplo 6, en este caso usted deberá ingresar los números rellenos con ceros de izquierda
213 de esa manera al ser alfanumérico el campo ordenará como usted quiere
E: 000001
000002
000011
000125
000213
001267
001268
001269 Esta es la manera correcta cuándo solo se usan números como código
La pantalla general incluye algunos campos que vamos a explicar mas detalladamente, los campos de filiación no
requieren de explicación motivo por el cuál no los mencionamos
Calificación : Es la que usted le asigne al cliente y las opciones se dan de alta en la tabla de calificaciones
Estado: Es el estado del cliente ante su empresa acorde a como lo califica el jefe de ventas
Activo = Cuenta corriente normal con crédito
Suspendido: No le vendemos, los pedidos y las facturas están inhabilitadas
Potencial: Es un cliente que no compro nunca pero ha pedido presupuestos o marketing esta intentando atraerlo
Sin Ca. Ce.: Solo le vendemos al contado contra entrega
Condición de IVA: Es la condición de IVA ante la AFIP, el sistema contempla todas las condiciones legales vigentes
y hace los cálculos acorde a como lo indica la ley impositiva.
Letra: Es la letra que le corresponde para la facturación que le emitimos, el sistema chequea que el comprobante que usamos
para emitir un comprobante legal este asociado a una letra igual a la que esta en el maestro del cliente
% de liberación: En algunas provincias Argentinas hay beneficios impositivos para determinado tipo de empresas
algunos son liberación de IVA, es decir sobre el total de IVA a pagar están liberados en un %, (que no pagan)
Por ejemplo
Si sobre 100$ tenemos 21% de IVA el impuesto es 21$, si la empresa esta liberada en un 50% solo pagará 10.5$
Cuenta Contable: Es la cuenta del plan de cuentas que corresponde a Deudores por ventas
CD. de Proveedor para el cliente: En muchos casos nuestros proveedores nos piden que en las facturas que le enviamos
incluyamos el código de proveedor que somos nosotros para ellos, ya que de esa manera les resulta mas simple ubicarnos
en su base, si usted ingresa en este campo el código de proveedor que nosotros somos para el cliente luego podemos
incluirlo en la impresión de las facturas que le enviemos.
Gran Contribuyente: Si informamos Si estamos indicando que nuestro cliente es gran contribuyente en la AFIP, por lo
tanto el sistema tendrá en cuenta que dicho cliente nos va a retener impuestos, al igual que nosotros debemos tener
en cuenta esa condición ante posibles percepciones de nuestra parte.
El resto de los campos de esta pantalla son muy simple de completar
En la pantalla de adicionales, encontrará datos para armar la clasificación, mas algunos datos útiles de
configuración del cliente, a continuación explicaremos los campos significativos.
Lista de Precios: EL sistema admite listas de precios múltiples, ya sean individuales para cada cliente o varias listas
que se le asignan a los distintos clientes, las listas de precios se definen como tabla de precios y luego a cada lista
se le incluyen los precios en forma manual o por procedimientos semiautomáticos o automáticos por medio de archivos
En el módulo de ventas encontrará un análisis mas detallado del manejo de listas de precios.
Ingrese en este campo el código de lista de precios que el sistema deberá usar para este cliente.
Copias de Factura y Re mitos: Esta opción puede ser usada solo si USTED ES AUTO IMPRESOR, es decir que usted
esta autorizado por la AFIP a imprimir sus propias facturas, normalmente se imprimen igual cantidad de copias de
factura y/o re mitos para todos los clientes, ya que al usar formulario premieres, las copias de papel factura ya están
confeccionadas, usted puede imprimir la cantidad de cada una que quiera, no hay ningún impedimento legal como
mínimo necesita 2 un original para el cliente y una copia para usted, pero si su organización requiere que el sistema
imprima mas cantidad solo se lo indica en la configuración de la impresión de los comprobantes, que imprime siempre
la misma cantidad para todos los clientes
La única manera de poder imprimir diferente cantidad de copias para distintos clientes es que usted sea auto impresor
y dibuje y numere usted mismo su factura autorizado por la AFIP (caso las telefónicas o E de sur), si no es auto impresor
estos campos deben quedar siempre en 0 (Cero)
Moneda: Es la moneda en la que queremos llevar las cuentas corrientes del cliente que estamos ingresando,
ISIS ERP Manager® es multe moneda y le permite a usted llevar las cuentas corrientes en una moneda base que puede
ser cualquiera de las 5 disponibles (Pesos + cuatro) el sistema aunque usted le indique que quiere cuentas en dólares por
ejemplo también llevará simultáneamente los saldos y operaciones en el resto de las mobne3das habilitadas de manera tal
que usted pueda obtener resúmenes saldos o movimientos en cualquiera de las monedas y en cualquier momento
Límite de Crédito, Esta expresado en la moneda que usted use como base para el cliente, el sistema controla el límite de
crédito sumando los saldos de cuentas corrientes convirtiendo los a la moneda de referencia que tiene el cliente, luego
le suma de la misma manera los cheques en cartera y los entregados a los proveedores que todavía no vencieron y ese
importe lo compara contra el crédito asignado, si es mayor o igual al momento de sumarle el importe de la factura que se
quiere hacer el sistema pedirá autorización y de no obtenerla rechazará la operación.
Condición de pago, Es la que le asignamos como habitual, de esa manera el sistema la mostrará cuando vamos a hacer
una operación que la necesita, pero si el sistema está configurado adecuadamente usted podrá modificarla en el momento
de hacer el pedido o factura.
Transporte: Es el transporte habitual por el que le enviamos la mercadería, el sistema esta preparado para imprimir en el
remito y/o factura los datos del transportista.
Niveles de integración o de relación familiar: Este punto lo hemos nombrado en varias oportunidades dentro de este mismo
manual inclusive en las tablas y de niveles de productos y clientes cuyo uso es similar, cada cliente tiene la posibilidad de incluir
hasta 4 niveles de agrupación familiar con el objetivo de ordenarlos, filtrarlos u obtener reportes del sistema que hacen referencia
a datos u operaciones con los clientes.
Para mas detalle y ejemplos de clic aquí
Fecha de nacimiento: Esta fecha que puede ingresarse asociada al cliente en si y también a cada contacto, es usada por muchas
empresas para enviar saludos u obsequios puede consultarla o emitir algún reporte filtrado por esta fecha.
Fecha de última factura y de último pago: Son solo campos informativos para que usted de un vistazo rápido pueda evaluar
cuándo se movió la cuenta por última vez.
Código de Proveedor: Recuerde que el sistema admite cuentas corrientes conjuntas, es decir que un cliente sea proveedor y
viceversa Si usted ingresa en este campo el código de un proveedor el sistema enlazará ambas cuentas corrientes como
si fueran una sola, luego podrá ver los resúmenes y otros reportes en forma conjunta
El resto de los campos de esta pantalla no requieren explicación
Como datos complementarios, usted cuenta con 4 archivos adjuntos como máximo, esos archivos adjuntos, pueden
ser planillas excedí, archivos en formato PDF, UPG u otros similares, estos pueden contener contratos o cualquier
información adjunta que necesitemos, de esta manera podemos acceder a ella no INE cada vez que necesitemos
consultarla.
Si es un cliente al que le percibimos ingresos brutos (las percepciones son en la facturación), debemos indicar de que
manera se debe hacer el cálculo, con respecto a este tema hay discrepancias de opinión e interpretación de la ley
algunas empresas perciben según el domicilio de entrega, es decir si un cliente tiene varias sucursales le percibimos
acorde a la dirección en donde se le entrega la mercadería o sea que la percepción puede ser diferente si la
provincia es diferente, en cambio hay empresas que mas allá de donde se le este entregando la mercadería le
hacen percepción por todas las provincias en donde el cliente esta inscripto por convenio multilateral, con lo cuál
esta tributando impuesto en provincias que no intervinieron en la venta.
Para estos casos específicos el sistema preve e que usted ingrese en la grilla a tal efecto que esta en esta pantalla
la lista de provincias en donde nuestro cliente esta inscripto con la correspondiente tasa de percepción, la cuál
usará el sistema para hacer los cálculos.
Comentarios: Es un campo memo sin límite, solo sirve para consultar, ya que los campos memo no se pueden
imprimir precisamente porque no tienen límite, pero lo puede consultar no INE en la consulta de clientes
Esta pantalla, esta destinada al ingreso de los contactos que podamos tener dentro de la empresa cliente, el objetivo
no solo es a los efectos de tener disponible esa información, sino que también se emplean estos datos en el módulo
CM de seguimiento de cobranzas
No hay mucho que explicar en este punto, ya que los datos a ingresar son solo de filiación de cada contacto, puede
ingresar todos los que quiera, cada uno cuenta con datos personales mas los datos de ubicación y un campo memo
individual para cada uno.
Sucursales: Esta pantalla, le permite ingresar los datos de las distintas sucursales, o lugares de entrega de mercadería
que tiene cada cliente, estos datos no solo nutren a la base de datos con información importante para la logística
si no que se usa para el calculo de los ingresos brutos cuando el cliente esta parame trizado para el calculo por
dirección de entrega, estos datos son dados como opción cuándo usted pida cambiar la dirección de entrega
en el módulo de facturación
Esta pantalla, esta preparada para las empresas que cuentan con certificación ISO 9000 de calidad y se explica
la función en el módulo dedicado a este tema en forma exclusiva al igual que cualquier característica asociada
a calidad que se incluya en el sistema.
Consultas y búsqueda de clientes: Con botón derecho del mousse en el campo de búsqueda de la pantalla general,
usted puede buscar o consultar cualquier dato de la base de clientes, estas opciones las explicamos en este mismo
capítulo asi evitamos explicarlas dos veces